11三个基本问题什么是档案为什么要管好档案为什么要管好档案1122怎样管好档案怎样管好档案3322档案：是公司现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的并保存备查的文件材料。1.1、档案的定义是文件材料是使用完毕或告一段落的文件材料是具有保存价值的文件材料是保存备查的文件材料4433文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形是信息记录材料•载体形式多样•原生性和相关性•内容极其丰富•实质是信息是各种载体形式的是公司直接产生和形成的是各项工作和活动中形成的1.2、文件的定义成的各种载体形式的信息记录材料。441.3、文件与档案的关系整理归档具有保存价值使用完毕或告一段落半现行文件非现行文件现行文件文件生命周期形成者部门资料室项目档案室100—70%3—10%551.4、对档案定义的理解档案档案保管保管！电子时代面临的挑战—信息与实体分离前端控制保密保密过程管理661.5、档案基本分类行政管理财务管理综合管理类其它类经营管理营销管理多种经营技术类物业管理基建工程设备仪器特殊载体772.1、档案的直接作用凭证作用参考作用882.2、档案在管理活动中的价值体现决策计划组织领导创新控制伦理文化信息P(plan)D(do)C(check)A(again)99第三章3.0.1档案管理的基本原则集中统一管理本公司全部档案维护档案完整与安全便于各项工作的利用第三章第三章档案行政工作档案行政工作档案业务工作档案业务工作组织协调组织协调实施监督实施监督业务指导业务指导统一制度统一制度统筹规划统筹规划收集收集整理整理利用利用鉴定鉴定统计统计整理整理保管保管分类分类编号编号办法办法库房库房管理管理办法办法利用利用办法办法鉴定鉴定办法办法统计统计办法办法综合类综合类规范规范技术类技术类规范规范归档归档办法办法收集收集范围范围文件转化为档案文件转化为档案日常日常工作工作3.0.2档案工作结构展开图部门文员DAGL人员指导监督检查文件管理工作文件管理工作档案管理工作档案管理工作档案工作1111第三章第三章3.1.1档案管理体系和机构集团综合DAS项目综合DAS区域综合DAS部门ZLS部门ZLS集团行政中心区域行政中心项目行政人事部三层架构双线管理工程ZLS工程部表示领导表示指导表示虚拟机构1212第三章第三章主管领导行政管理部门档案主管3.1.2档案管理岗位和职责档案管理员工程资料员部门文员纳入规划解决关键协调发展拟订规划提供条件创造环境制定计划树立标准检查指导提升业务抓住头尾控制过程图纸管理竣工验收贯彻标准开展业务基层指导执行制度整理文件保管保密1313第三章第三章3.1.3档案行政工作职能统筹档案事务，规划目标和发展方向制度、标准、规范的制定、维护、实施施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）以目标为导向的过程控制（报表巡查）标准指引和行为修正（培训总结咨询）统一制度统一制度组织协调组织协调实施监督实施监督业务指导业务指导统筹策划统筹策划1414第三章第三章销毁清退暂存归档无保存价值有保存价值有清退要求超过保管期限有参考价值重份文件3.2.1文件处理方式二次利用需判断保密性权威性（红途（报批对外）等因素二次利用出卖积累收集整理积累收集清理回复及外单位重份文件1515第三章第三章3.2.2文件管理工作要点要素责任者时间标准/范围积累形成者随时及时完整工作范围内形成的所有文件收集文员定时及时齐全完整系统整理文员随时+定时齐全完整准确系统规范《综合类整理规范》《技术类整理规范》归档文员随时+定时及时完整《归档办法》1616第三章第三章3.2.3综合类文件整理综述按件整理，按卷装盒基本原基本原则则整理时间、地点方便灵活方式简洁，减少工作量便于利用，有利保密有保存价值，属归档范围基本前提基本前提件：具有完整、独立意思表达的文件基本整理单位卷：具有内在逻辑联系的件的集合及基本保管单位1717第三章第三章3.2.4综合类文件整理程序装订分类排列编号编目装盒自然件组合件（规格）原装（大）问题保管期限备考表1818第三章第三章3.2.5归档章填写示例1919第三章第三章3.2.6归档文件目录填写示例责任者文号题名日期页数备注地产置业雅集行中“2007”2号关于‚推选2006年度‘优秀经理’候选人‛事宜含附件2020第三章3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例年度保管期限机构（问题）本卷为2007年营业执照变更资料，共10件，10页。
盒内文件情况说明整理人：欧莹（手签）2007年3月20日检查人：郭杰（手签）21第三章第三章3.2.8工程类文件整理概览阶段工程前期文件工程竣工文件工程竣工验收文件立项审批勘测设计施工竣工图监理责任者建设单位勘测单位设计单位施工单位监理单位建设单位职能全过程收集、整理、归档全过程标准1.遵照所在地城建档案规范2.结合相关专业标准3.参考公司《工程文件归档管理规定》4.图纸依据《技术制图复制图的折叠方法》2222第三章第三章3.2.9技术类文件整理程序排列编目装订原则要求方法卷内案卷页号封面目录备考表2323第三章第三章3.2.10文件归档办法要素目标方法/措施归档范围齐全：数量而言整个公司完整流程完整：每一份归档文件内容完整了解流程熟悉范围归档时间定时限时随时熟悉计划把握重点归档份数一份/多份价值性实用性结合质量审核准确：最终版本签字盖章手续完备清晰：表面清洁字迹线条清晰规范：经过系统整理耐久：载体书写材料金属物过程控制培训示范2424第三章第三章3.3.1档案分类办法工程工程营销营销营销策划营销策划销售管理销售管理销售合同销售合同综合管理综合管理服务管理服务管理物业合同物业合同行行管管理理行政综合行政综合人力资源人力资源企业文化企业文化信息管理信息管理营营管管理理经营综合经营综合目标计划目标计划审计监察审计监察立项立项设计设计施工施工筹备筹备监理监理竣工竣工管管理理财务财务综合综合资金管理资金管理会计档案 会计档案 分类原则： 以全部档案为对象 依据管理职能 结合内容及形成特点 保持有机联系 便于管理和开发利用 2525 第三章 第三章 3.3.2档案编号办法 全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号 档号构成： 从1开始 编流水号 两位数字 从01~99 再91~98十进位制 大写英文字母表示 注：综合 管理类、特 殊载体类档 案用以表示 件号，技术 类用以表示 2626 第三章 第三章 3.3.3档案编号示例 A.0.1.01—1 三级类目表示机构管理二级类目表示行政综合 一级类目表示行政管理 全宗号表示集团本部 综合管理 类特殊载体类 档号需与年度 及保管期限结 合使用 27 27 第三章 第三章 3.4.1档案库房管理办法 防盗放火 防潮 防虫 防鼠 门窗紧固库房严入 严禁明火安全 用电置灭火器 禁水冲地 置除湿机 放置药品 禁堆杂物 勤关门窗 防尘防高温 防强光 防辐射 防有害气体 清洁扫除门窗紧固 置空调器 置温湿度计 外窗遮阳 远辐射源 置防磁柜 远离污染源 装具布置 与墙间隔、垂直于自然光源、迂回式排列 排架方法 从里到外、从左到右、从上到下 温湿度 温度14-24，湿度45%-60% ，日记年结 28 28 第三章 第三章 3.4.2档案库房布置示意图 表示不小于60cm 库房要求： 功能分区，轻重有别， 标识清晰； 新建房宜等三个月，装 修房宜等一个月后搬入； 选择干燥楼层档案管理培训ppt，不宜设 在地下室、顶层或平房； 远易燃易爆物和污染源 11 22 33 44 29 29 第三章 第三章 3.5.1档案鉴定销毁办法 直接价值鉴定法 方法 5-10年一次 频率 申请鉴 成立鉴定小组价值鉴 形成鉴定报告销毁 审批同意 审批同意 留存1-2年 鉴定销毁程序 后续工 内容来源 完整程度 载体形式 30 30 第三章 第三章 档案统计 档案统计 指标体系 指标体系 档案 档案 数量 数量 统计 统计 档案 档案 管理 管理 统计 统计 档案 档案 利用 利用 统计 统计 综合统计 综合统计 专题统计 专题统计 人员统计 人员统计 设备统计 设备统计 用量统计 用量统计 用户统计 用户统计 分类统计 分类统计 环境统计 环境统计 鉴定统计 鉴定统计 整理统计 整理统计 档案 档案 辅助 辅助 统计 统计 3.6.1档案统计指标体系 方案 调查 整理 分析 程序 31 31 第三章 第三章 档案统计 档案统计 指标分析 指标分析 归档率 归档率 UU 查准率 查准率 ZZ 完整率 完整率 VV 准确率 准确率 WW 查全率 查全率 .6.2档案统计指标分析 U=（U1+V1）/（U2+V2）100% V=R1/R2 V=R1/R2100% 100% Z=Z1/Z2 Z=Z1/Z2100% 100% W=W1/W2 W=W1/W2100% 100% Q=Q1/Q2 Q=Q1/Q2100% 100% 32 32 第三章 第三章 3.7.1档案利用概述 树立服务意识 利用前提 配备服务设施 建立检索体系 主动性 利用要求 针对性 及时性 多元化 保密性 熟悉馆藏，了解需求 用户分类，需求分析 熟悉流程，前端介入 方式多元，内容多元 用户分类，秘密分级 在恰当的时间，以恰当的方式第一考试网， 将恰当的档案提供给恰当的用户 利用宗旨 33 33 第三章 第三章 利用方式 提供原始档案 提供一次信息 提供二次信息 阅览 出借 复制供应 电话查档 网络查询 咨询 3.7.2档案利用方式34 34 第三章 第三章 3.7.3档案利用需求分析 利用人员 决策人员 中基层管理人员 工程技术人员 利用范围 综合性、可靠性强，涉及面广 具体详尽实用性强 的信息 针对性强内容具体 利用内容 政策性和分析论证文 件档案管理培训ppt，决策方案决策依 据反馈意见等 工作关联度高的内 部信息 项目专业信息、标准 化文件、专利等 利用时间 紧急（针对性强筛选 加工信息密度高） 综合 迅速及时 利用方式 委托（适合主动上门 服务） 综合 综合 35 35 第三章 第三章 3.7.4档案利用审批程序 要素 部门负责人 行政负责人 主管副总裁（区域/项目负责人） 普通 内部利用要素 对口部门负责人 行政负责人 主管副总裁（区域/项目负责人） 普通 （集团行政中心负责人） 机密绝密 外部利用36 36 第三章 第三章 3.8.1档案保密办法 整理 按件整理，便于利用 保管 严守库房、重点监控、专题索引、调整密级 利用 利用审批、勤于监督、出借谨慎、及时归还 人员保密树立保密意识 牢记保密要务（422） 签定保密协议 泄密必将追究 把好门、守住口、记于心 37 37 第三章 第三章 3.9.1设备档案管理概览 范围 原则 整理 归档时间归档份数 1.满足固定资 产额度 .购置安装调试使用维 护改造报废 全过程资料 四同步： 申报与预立卷同步2.开箱与随机资料 归档同步 验收与安装资料归档同步 改造与补充资料归档同步 1.按设备单体组卷 2.一次性购大量同类 设备且价值不高可合 《技术类文件整理规范》为整理标准 随时归档 一般为一份 原件 38 38 第三章 第三章 3.9.2设备档案管理职责 额度 责任部门 购置开箱安装调试阶段使用维护报废阶段 使用部门酌情保存 使用部门将购置及开箱资料与安装调 试资料整理后一并归档 由使用部门 负责使用维 护报废资料 的整理归档
