档案管理第一章你知道什么是档案吗中国自古就有结绳记事的记载中国自古就有结绳记事的记载刻木记事/图中表示三个人日圆会面和三包礼品2.文字说持这种观点的学者认为：档案与文字是同时产生的。当人们第一次用文字来记录和交流信息时，档案也就出现了。3.国家说持这种观点的学者认为：档案起源于国家出现之后。当国家第一次用以进行阶级统治和国家管理的文件被有意识地保存起来时，档案就出现了。思考：（二）多种多样的档案形式陶文档案产生时间：新石器时代晚期档案管理培训ppt，距今5000年左右特点：记录在陶器上的记事符号甲骨档案产生时间：商周时期，距今3000多年。特点：记载内容翔实，保存完整，已达到一定水金石档案金石档案金文档案金文档案产生时间：始于商代产生时间：始于商代特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟鼎文，古人称铜为金，所以又称为金文。坚固鼎文，古人称铜为金，所以又称为金文。坚固耐久，但比较笨重。耐久，但比较笨重。石刻档案石刻档案产生时间：殷代产生时间：殷代特点：流传久远，始于殷代，东周以后逐渐增多，特点：流传久远，始于殷代，东周以后逐渐增多，秦汉以后大量出现，直到明清、民国仍有所见，秦汉以后大量出现，直到明清、民国仍有所见，保留了很多历史资料。
保留了很多历史资料。简牍档案简牍档案产生时间：商周产生时间：商周特点：书写在竹片或木板上特点：书写在竹片或木板上缣帛档案缣帛档案产生时间：几乎与简牍档案同时产生。产生时间：几乎与简牍档案同时产生。特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。纸质档案纸质档案产生时间：汉代产生时间：汉代特点：书写方便，便于传递和保存，特点：书写方便，便于传递和保存，造价低廉。造价低廉。现代载体档案现代载体档案产生时间：近现代以来产生时间：近现代以来特点：存储容量大，所需空间小第一考试网，便于长期保存。特点：存储容量大，所需空间小，便于长期保存。****、王震****、王震年在桂林游览漓江年在桂林游览漓江一九四五年八月二十八日，****、周恩来等在重庆机场一九四五年八月二十八日，****、周恩来等在重庆机场最早：“典”和“册”最早：“典”和“册”周代：“中”周代：“中”商周：“简”、“牍”、“简策”、商周：“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“竹“简牍”、“简书”、“帛书”、“竹汉唐：“文案”、“案牍”。汉唐：“文案”、“案牍”。““档案”一词，初见于清代。
档案”一词，初见于清代。AA、顺治十八年（、顺治十八年（年）的官府文书中，年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。四年四月臣部题定档案”。B、康熙十九年（、康熙十九年（年）“起居注”年）“起居注”：：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。”无档案。”档档案管理培训ppt，《《康熙字典康熙字典》》：横木框档。：横木框档。案，《《说文解字说文解字》》：几属。二、走出概念认识的误区二、走出概念认识的误区误区一：图书、报刊、资料就是档案误区一：图书、报刊、资料就是档案原始记录性是区别档案与图书、报刊、资料的依据误区之二：文件＝档案误区之二：文件＝档案2.对日后工作有参考利用价值的文件3.按一定规律集中保存的文件最终才能成为档案文件是档案的因素，档案是文件的组合。档案的定义档案的定义档案是处理完毕、具有参考价档案是处理完毕、具有参考价值的、集中保存起来的历史记值的、集中保存起来的历史记档案法上的定义档案法上的定义第一章“总则”第二条“本法所第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”不同形式的历史记录。”明内阁大学士邱濬:"今世赖之以知古，后实录》）郭沫若《题赠档案馆》前事不忘后事师，自来坟典萃先知。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。2.档案的主要作用档案的主要作用机关工作的查考凭据机关工作的查考凭据生产建设的参考依据生产建设的参考依据政治斗争的必要工具政治斗争的必要工具科学研究的可靠资料科学研究的可靠资料宣传教育的生动素材宣传教育的生动素材档案能够以其内容、涵义和外形特征如档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。国家、集体和个人正当利益的书面文件。3.档案发挥作用的规律性档案对机关的作用和社会作用的双重性档案机密性的递减律档案科学文化作用的递增律实现档案价值的条件A、受社会发展水平的限制、受档案管理水平的限制1.内容六环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。八环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索、编研2.性质档案工作是一项管理性的工作A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作B、是某种管理工作的组成部分C、是专门管理档案的科学性工作档案工作是一项服务性的工作档案工作是一项政治性的工作一、平日做个有心人——做好文书立卷工作（一）立卷对文书工作和档案工作的意义1.保持文件之间的历史联系，便于查找利用2.保护文件的完整与安全，便是保两种不该有的声音两种不该有的声音第一种声音：“这不是我的工作”。
第一种声音：“这不是我的工作”。第二种声音：“到时候再说吧”。第二种声音：“到时候再说吧”。(二）科学立卷的方法好的立卷方法要满足两种基本要求保持文件之间的联系便于保管和利用1.按问题特征立卷按问题特征立卷问题特征问题特征————指的是文件内容所反映指的是文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性的事件、人物、事物、问题或工作性所谓按问题特征立卷，就是将反映同所谓按问题特征立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性一事件、人物、事物、问题、工作性质的文件组合在一起立卷。质的文件组合在一起立卷。特点：保持文件之间的历史联系，反特点：保持文件之间的历史联系，反映出一个问题处理的全貌，便于查找。映出一个问题处理的全貌，便于查找。例如：例如：关于撤销关于撤销经理职务的文件材料经理职务的文件材料——同一人物同一人物关于购买关于购买设备的文件材料设备的文件材料——同一事物同一事物关于评定工资问题的文件材料关于评定工资问题的文件材料——同一问题同一问题 关于宣传工件的文件材料 关于宣传工件的文件材料 ——同一性质工作同一性质工作 注意：有些文件是不适合、不便于 注意：有些文件是不适合、不便于 按问题特征立卷的，例如：一次会 按问题特征立卷的，例如：一次会 议的文件，不能按问题拆开，插入 议的文件，不能按问题拆开，插入 其他有关这个问题的发件中去。
其他有关这个问题的发件中去。 2.按时间特征立卷按时间特征立卷 时间特征 时间特征—— ——指文件内容针对的时间和文 指文件内容针对的时间和文 件形成的时间 件形成的时间 所谓按时间特征立卷，就是将属于同一时 所谓按时间特征立卷，就是将属于同一时 间（如同一年度或同一季度、同一月份， 间（如同一年度或同一季度、同一月份， 或上半年、下半年等）的文件集中立卷。 或上半年、下半年等）的文件集中立卷。 特点：可以反映出企业不同时期的工作特 特点：可以反映出企业不同时期的工作特 点，便于查找企业在不同发展阶段的工作 点，便于查找企业在不同发展阶段的工作 面貌。 面貌。 例如： 例如： 公司公司2002 2002年上半年会议记录 年上半年会议记录 厂厂年第一季度工业生产情况统计表 年第一季度工业生产情况统计表 按时间特征立卷的几种情况 按时间特征立卷的几种情况 (1)一般文件放在写成年立卷。一般文件放在写成年立卷。 如果是年末起草，在次年初批准、通过 如果是年末起草，在次年初批准、通过 和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。 和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。 (2)年度计划、总结、报表、预算、决算等时年度计划、总结、报表、预算、决算等时 间针对性很强的文件，一般放在所针对的 间针对性很强的文件，一般放在所针对的 年度立卷。
年度立卷。 跨年度的或多年计划，放在开始的年度立 跨年度的或多年计划，放在开始的年度立 卷；跨年度或多年的总结，放在最后的年 卷；跨年度或多年的总结，放在最后的年 度立卷。 度立卷。 (3)总结和计划放在一的文件，应视文件总结和计划放在一的文件，应视文件 内容的主次和中心来定。 内容的主次和中心来定。 《年工作总结与 年工作总结与2002 2002年的工 作要点作要点》》 (4)经过跨年度办理完毕的文件，可放在经过跨年度办理完毕的文件，可放在 处理的主要年度或放在办结的一年立 处理的主要年度或放在办结的一年立 (5)为某项工作或某次会议收集的在关材为某项工作或某次会议收集的在关材 料，不按文件原来的写成年度或内容 料，不按文件原来的写成年度或内容 针对年度立卷，而应放在使用年度。 针对年度立卷，而应放在使用年度。 3.按名称特征立卷按名称特征立卷 名称特征 名称特征—— ——指文种的名称。 指文种的名称。 所谓按名称特征立卷，就是把名称 所谓按名称特征立卷，就是把名称 相同的文件集中立卷。 相同的文件集中立卷。 特点：可以适当区分文件的重要程 特点：可以适当区分文件的重要程 度和保存价值。
度和保存价值。 如：“工作计划” 如：“工作计划” “工作总结” “工作总结” “批复” “批复” 4.按作者特征立卷作者特征——指制发文件的单位。 所谓按作者特征立卷，就是将同一 作者的文件集中立卷。 特点：由于作者的地位和职能不同， 按作者特征立卷也可以适当地区分 文件的重要程度和保存价值。 如：“组织部”、“工会”、“xx同 志题词” 5.按通讯者特征立卷 通讯者特征——有文书往来的双方。 所谓按通讯者特征立卷，就是将本单 位与某一单位之间，双方就某一问题 或几个问题进行工作联系而形成的来 往文书，集中进行立卷。 如“请示与批复”、“去函与复函” 6.按地区特征立卷按地区特征立卷 地区特征 地区特征—— ——又叫地理特征，指的 又叫地理特征，指的 是文件内容与涉及的地区。 是文件内容与涉及的地区。 所谓按地区特征立卷，就是将内容 所谓按地区特征立卷，就是将内容 涉及同一地区的文件集中立卷。 涉及同一地区的文件集中立卷。 特点：便于反映该地区的工作情况 特点：便于反映该地区的工作情况 或有关该地区问题的处理。 或有关该地区问题的处理。 7.结合运用“六个特征”组卷结合运用“六个特征”组卷 例如： 例如：xxx xxx公司 公司2000 2000年各季度销售情况的 年各季度销售情况的 统计表 统计表 基本方法：先抓住这一部分的主要特征基本方法：先抓住这一部分的主要特征 （共同点），然后再根据文件数量多少、 （共同点），然后再根据文件数量多少、 保存价值、文件之间的联系等方面情况， 保存价值、文件之间的联系等方面情况，
